Respecto a las agencias son al igual que las sucursales establecimientos de comercio. La diferencia fundamental entre las agencias y las sucursales, es que en estas últimas los administradores tienen la facultad de representación, mientras que en las agencias los administradores carecen de poder de representación, según lo establecido en el artículo 264 del código de comercio.
Respecto a las facultades de los administradores de las sucursales es importante que estas estén en los estatutos, a falta de ello se pueden otorgar por escritura público la cual debe ser registrada en el registro mercantil ya que si las facultades no están en los estatutos, ni se otorgan por poder se entenderá en virtud de lo establecido en el código de comercio, que los administradores de la sucursal tendrán las mismas facultades que los administradores de la sociedad.
Esta regla se encuentra establecida en el inciso segundo del artículo 263 del código de comercio el cual establece:
"Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad.
Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento legalmente reconocido, que se inscribirá en el registro mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la principal".
Es de vital importancia para evitarse problemas posteriores que se limiten las facultades de los administradores de las sucursales.
2. Conceptos de Organización
Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben
sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a
una empresa alcanzar determinados objetivos.
Estructura Organizacional
La estructura organizacional en un medio del que se sirve una organización
cualquiera para conseguir sus objetivos con eficacia.
¿Qué es el Departamento?
El departamento es una o varias divisiones de la organización.
Departamento es un área bien determinada, una división o sucursal
de una organización sobre la cual un gerente tiene autoridad para el
desempeño de actividades específicas.
La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos
Las organizaciones son sistemas diseñados para lograr metas
y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo. Están compuestas
por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas.
Etimología [editar]
Organización viene del Latin Organón, órgano elemento de un sistema y sistema en sí mismo
Características de la organización
Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos. Y tiene las siguientes características
1: autoridad: es como atributo de una persona, cargo u oficio que otorga un derecho a dar órdenes; como una relación entre los cargos de superior y subordinado; como una cualidad que hace que una orden se cumpla, y como base de un comportamiento
2: responsabilidad. En una organización cada uno de los integrantes son responsables de sus funciones, para lograr o hacer realidad los objetivos trazados por la organización
3: división del trabajo. Cada miembro de una organización desempeña funciones distintas ósea realiza actividades diferentes de los otros miembros para lograr un solo objetivo. Existen varios departamentos y cada uno desempeña funciones distintas pero para lograr un solo objetivo. La autoridad asigna las funciones a los integrantes de la organización y ellos desempeñan dicha función poniendo interés para realizarlo de la mejor manera posible
4: objetivos. Una organización tiene metas bien definidos para uniendo todos los esfuerzos hacer realidad o cumplir con ese objetivo esperado por todos los miembros o participantes dichas metas generalmente son a largo plazo por que para su cumplimiento se necesita realizar muchas actividades
5: coordinación racional e intencionada. Todos los miembros conjuntan y orientan actos diversos a un fin de modo que se consiga dicho objetivo ósea hacen reuniones y en ahí toman decisiones de todo lo que van ha realidad
6: continuidad en el tiempo. Una organización se traza objetivos a largo plazo y no así a corto plazo para cumplir realizando una serie de actividades por todos los integrantes
Grafico N° 10 Distribución funcional y de responsabilidades
CAPÍTULO II
Integración contable
2.1. CONCEPTO DE INTEGRACIÓN CONTABLE.-
Es realizar todo el proceso contable utilizando los libros y/o registros para realizar los estados financieros y económicos de una ente.
Grafico N° 11 Integración Contable
2.2. LIBROS DE INTEGRACIÓN
Son libros principales y auxiliares donde se registra el movimiento económico dela empresa y se consolida para elaborar los Estados Financieros para la toma de decisiones.
OBLIGADOS A LLEVAR LIBROS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD.
Las personas naturales y jurídicas son los obligados a llevar los registros y libros contables conforme al Decreto Supremo Nº 054-99-EF según el Art. 65º del TUO del Impuesto a la Renta de la siguiente manera:
a. Las personas jurídicas cualquiera que sea el volumen de sus ingresos brutos anuales están obligados a llevar CONTABILIDAD COMPLETA.
b. Los otros perceptores de rentas de tercera categoría están obligados a llevar contabilidad, de acuerdo al siguiente tramo.
Hasta 100 UIT de ingresos brutos anuales llevaran los siguientes:
– Libro de Ingresos y Egresos
– Libro de Inventario y Balance
– Planilla de sueldos mas de 02 trabajadores
c. Las personas que obtengan rentas de cuarta categoría, así como las que se encuentran en el Régimen Especial del Impuesto a la Renta, deberán llevar un libro de Ingreso.
Las Personas Jurídicas: Las personas jurídicas, cualquiera fuera el monto de sus ingresos o el de sus activo, están obligados a llevar contabilidad completa.
1. Libros Principales:
Libro de Inventario y Balance
Libro Diario
Libro Caja
Libro de Actas
Libro de Transferencias de Acciones (S.A.)
2. Libros Auxiliares Obligatorios:
Registro de Compras
Registro de Ventas
Planilla de Sueldos y Salarios
Libro de Retenciones
Retenciones de IGV.
Retenciones de Cuarta Categoría
3. Libros Auxiliares Opcionales:
Registro de Bancos
Registro de Cuentas Corrientes
Registro de Letras por cobrar
Registro de Letras por pagar
Registro Analítico de Gastos Generales
Registro de Almacenes
CAPÍTULO III
Control del efectivo y su equibalante
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL EFECTIVO
La administración del efectivo es de principal importancia
en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios.
Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con
efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del
efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de
efectivo y el control interno de contabilidad.
El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y
además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos
propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La
administración es responsable del control interno es decir de la
y protección de todos los activos de la empresa.
El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita
un sistema de control interno adecuado para prevenir robos
y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía
para uso personal.
Grafico N° 12 Ciclo del Efectivo
Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son
los siguientes:-Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes
e insuficiencias.-Promover la contabilización adecuada de los datos.
-Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
– Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones
de la empresa.
El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir
la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno
del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes
y establecer un método adecuado para presentar el efectivo
en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad
separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos
o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser
registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben
realizar mediante cheques.La administración del efectivo es una de las
áreas más importantes de la administración del capital de trabajo.
Ya que son los activos más liquido de la empresa, pueden constituir a
la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento.
En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también
como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo
así el riesgos de una "crisis de solvencia".
Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios)
se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas,
el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse
todos los activos líquidos.La administración eficiente del efectivo
es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía.
Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para
pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos
excesivos en las cuentas de cheques.El efectivo se define a menudo como "un
activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la mano de obra
y la materia prima, para comparativos fijos, para pagar los impuestos,
los dividendos, etc.
Razones de mantener el efectivoLas empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales:
Transacciones
Compensación a losࢡncosయr el suministro de préstamos
y servicios.༯font>Precaución༯font>
Especulación༯font>
Cuando se administra en forma eficiente la inversión en activos
circulantes específicos, puede contribuirse al objetivo global
de la empresa. Keynes ha identificado tres motivos que implican efectivo:
el motivo transacción, el motivo precaución y el motivo especulación
(The General Theory of Employment, Interest, and Money, de John Maynard Keynes, New
York; Harcourt, 1936, 170 – 174).
El primero es la necesidad de efectivo para hacer frente a los pagos que se
presentan en el curso normal de los negocios - pagos por compras,
mano de obra y dividendos.
El segundo se relaciona con mantener un colchón o amortiguador para
hacer frente a eventualidades inesperadas. Cuanto más proyectables sean
los flujos de efectivo del negocio, menores cantidades por precaución
se necesitaran. La posibilidad de obtener préstamos de inmediato para
afrontar este tipo de egresos de efectivo también reduce la necesidad
de este tipo de recursos. Es importante señalar que no todos los recursos
para transacciones de la organización y las cantidades por
precaución tienen que mantenerse en efectivo; es obvio que una parte
puede conservarse en valores realizables (activos que casi representan
dinero)
Grafico N° 13 Tipos de Activo
El motivo especulación se relaciona con mantener efectivo a fin
de aprovechar los cambios estimados en losలeciosथଯs valores. Cuando se
espera que las tasas de੮terésࡵmenten y que disminuyan los precios
de los valores, este motivo sugiere queଡ organizaciónथbe conservar
efectivo hasta que se termine el incremento en lasഡsas de interés.
Cuando se espera que las tasas de interés desciendan, el efectivo
se puede invertir en valores; la organización se beneficiará con
cualquier descenso futuro en las tasas de interés y aumentos en los precios
de los valores, aunque la mayor parte no mantiene efectivo a fin de aprovecharse
de los cambios esperados en las tasas de interés. Por lo tanto esteथsarrolloथୡteria
centrara en los motivos de transacción y precaución de la organización,
conservando estas cantidades en efectivo y en valores realizables.
Grafico N° 14 Ciclo del Efectivo
La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio.˅l área de Control de Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el dinero que entra o entrará y programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de manera que jamás quede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague demás y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago.Las operaciones que el área de control de efectivo maneja son en general, las siguientes:1. Depósitos en bancos2. Depósitos en caja3. Facturas por cobrar4. Gastos por efectuar o pago a proveedores5. Pagos de nóminaLas funciones que el área de control de efectivo realiza son en términos generales las siguientes:1. Verificación de depósitos en banco2. Autorización de los pagos a realizar3. Negociación de pagos pendientes4. Inversión de excedentes5. Concilia cobrado contra depósitos6. Concilia pagos contra montos de cheques7. Concilia cuentas de bancosLos propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:1. Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.2. Promover la contabilización adecuada de los datos.3. Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.4. Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.
Para ello debe de existir y cumplir lo siguiente:
División de Trabajo
Delegación de autoridades
Asignación de responsabilidades
Promoción de personal eficiente
Identificación de las personal con las políticas de la empresa
DEFINICION DE EFECTIVOEl efectivo constituye el activo más líquido de la empresa. Este se define como: Dinero al contado al que se pueden reducir todos los activos líquidos. Sirve como una reserva de fondos, que se utiliza para pagar cuentas conforme éstas se van venciendo y documentos transformables esta transformación va estar dada con la inmediatez de estos llamado también activo circulante con que cuenta la empresa, por tanto estas deben habilitar para su custodia y manejo existen procedimientos, principios de control interno del efectivo implica tener separado totalmente el registro de los ingresos y egresos de dinero.
La liquidez o Disponibilidad y su Función
El termino activos líquidos se usa para designar el dinero y los activos que se convierten con facilidad en dinero. Se dice que los activos presentan diferentes grados de liquidez. Por definición el dinero es en sí mismo el más líquido de todos los activos; los demás tienen diversos grados de liquidez, de acuerdo con la facilidad con que pueden convertirse en efectivo.
Para los que no sean dinero, la liquidez tiene dos dimensiones: (1) el
tiempo necesario para convertir el activo en dinero y (2) el grado deguridad
asociado con la razón de conversión, oలecio, obtenido por el
activo. Aunque la mayor parte de los activos tienen un grado de liquidez, el
estudio se centrara en los activos más líquidos de la organización:
efectivo y valores realizables.
Por tanto, la administración de la liquidez incluye el cálculo del importe total de estos dos tipos de activos que mantendrá la empresa.
¿POR QUE CONTROLAR EL EFECTIVO DE CAJA?
Se conservan constantes las políticas yలocedimientosथࣲéditoथ
la empresa. Así, se toma una definición estrecha de la liquidez
a fin de simplificar el estudio de ciertosలincipios.
1. Compruebe que el efectivo y documentos de valor equivalentes (sellos del timbre, valores, etc.) se guardan en la caja fuerte y que esta se encuentre en lugar apropiado y seguro.
2. Verifique que el cajero sea el único que posea la combinación de la caja fuerte, debiendo existir copia de la combinación en sobre sellado en poder de la dirección.
3. Compruebe que el cajero tiene firmado el Acta de Responsabilidad Material por la custodia del efectivo depositado en la caja y que dicha Acta se guarde en el área económica
4. Verifique que el total del efectivo depositado en caja se arquea por lo menos una vez al mes, sorpresiva y sistemáticamente o al sustituirse el cajero, por empleado del área económica, verificándose además que existe resolución del director que fije el montante de cada formato operado.
5. Compruebe que por cada faltante o sobrante de recursos monetarios detectado se elabora inmediatamente el expediente correspondiente y que este se contabiliza correctamente.
6. Verifique que la aplicación de la responsabilidad material en el caso de faltantes de recursos monetarios, de acuerdo con lo regulado por ley.
7. Verifique que el cajero no custodie recursos monetarios ajenos a la entidad, ni talonarios de cheques en blanco comprobando además que no tiene acceso a los registros contables del efectivo.
8. Compruebe el control por el área económica de los cupones de combustibles en poder del cajero y de su entrega.
9. Verifique que los modelos Anticipos para Gastos de Viajes y los Vales para Gastos Menores estén debidamente autorizados por los funcionarios autorizados, de acuerdo con el documento emitido por la dirección de la entidad, contentivo de sus nombres y firmas, contando cada Vale con los justificantes correspondientes y no excediendo el importe autorizado para el mismos.
10. Compruebe que los Recibos de Ingresos y provisionales estén numerados previamente por el área económica y se controlan los que se encuentran en poder del cajero.
11. Verifique que el importe de los ingresos por comedores y ventas se corresponde con la suma de los comprobantes de pago justificativos de estos y se depositan diariamente.
12. Compruebe que los salarios no reclamados y los indebidos así como los Anticipos de Gastos, de viajes se reintegran y liquidan, dentro de los términos establecidos.
13. Verifique que el modelo Control de Anticipos a Justificar esta actualizado.
14. Compruebe que los Vales para Pagos Menores y sus justificantes son cancelados con cuño de "PAGADO" al reembolsarse.
CAPÍTULO IV
Control caja y Bancos
LIBRO CAJA Y BANCOS:
En este libro se debe registrar mensualmente o sistemáticamente toda la información, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo.
En caso el deudor tributario lleve sus libros o registros utilizando hojas sueltas o continuas, se encontrar exceptuado de llevar el Libro Caja y Bancos siempre que su información se encuentre contenida en el Libro Mayor.
Concepto.-Es un libro principal y obligatorio de foliación doble en el cual se registran todas las operaciones que la empresa realiza al contado en forma ordenada y cronológica.
Clases de caja y bancos
Libro Caja Italiana o Simple.- Es un libro en el cual se registran los ingresos y los egresos de fondos. Por la forma simple y fácil preparación se aplica a pequeños negocios, empresas individuales o unipersonales.
Rayado del Libro Caja Italiana o Americana:
Se compone de dos partes DEBE y HABER.
(1)
(1) Titulo o denominación, Caja al mes充兤el 200弯font>
(2) Fecha en que se realiza la operación.
(3) Código de la cuenta en el debe que origina los ingresos en el haber el código de la cuenta que origina los ingresos
(4) Título de las cuentas que se debitan o acreditan, detalle de la operación.
(5) Número de folio del libro diario al cual se han trasladado las cuentas del libro caja.
(6) Importe de cada una de las cuentas.
(7) En él debe el saldo anterior en el total de los ingresos y en el haber el total de los egresos y el saldo actual en el haber el total de los egresos y el saldo actual.
MANERA DE REGISTRAR UNA OPERACIÓN EN EL LIBRO CAJA ITALIANA
Se presentan dos casos:
A.- Registros de las Operaciones que dan Ingresos.-Se debita en el lado izquierdo del libro caja (debe) registrando las cuentas que originan dichos ingresos.
Ejemplo:
02 /01 vende mercaderías por s/. 2 000.00 según factura Nº 01415
B.-Registro de Operaciones que dan Egresos.- Se acredita en el lado derecho del libro caja (haber) registrando las cuentas que originan dichos ingresos.
Ejemplo:
12/01 cancela factura Nº 01214 por s/. 250.00
C.-Registro de Pagos con Cheques de Bancos.- Al cancelar una operación con cheque de banco: ingresar el cheque por el debe de caja. Se le da salida al cheque por el haber en el momento que se cancela la operación.
Ejemplo:
15/01 cancela la letra Nº 01515 por s/.500.00, con el cheque de banco Nº 02216
CIERRE DE LIBRO CAJA ITALIANA
Se procede cada fin de mes al cierre del libro caja:
1.- resuman las cantidades de la sexta columna del debe, el total se registra en la séptima columna y se agrega el saldo anterior, obteniendo el total de los ingresos.
2.-se suman las cantidades de la sexta columna del haber, el total se registra en la septima columna y se suma con el saldo actual.
3.-La cantidad del total del haber debe ser igual a la cantidad del debe.
Saldo anterior.- Es el dinero que existe en caja y proviene del ejercicio anterior.
Saldo actual.-Es la diferencia que se obtenido del total de los ingresos y el total de los egresos al cierre del libro caja.
Balance de caja.-Es un cuadro numérico compuesto por dos partes DEBE y HABER.
Las cuentas del DEBE se registran a la izquierda, agrupando todos los importes a una misma cuenta con el saldo anterior.
Las cuentas del HABER se registran a la derecha agrupando todos los importes que correspondan a una misma cuenta con el saldo actual.
El total de las sumas de las cuentas deudoras deben ser igual a total de la suma acreedoras.
Caja Tabular o Americana.
Concepto.- Es un libro en el cual se registran las operaciones que la empresa realiza al contado y las cuentas se clasifican por columnas, detallando cada una de ellas, en forma cronológica y ordenada.
Rayado de la caja tabular
Total debe | fecha | Detalle | Total haber | ||||||||||||||
(4) | (4) | (4) | (3) | (2) | (1) | (5) | (6) | (6) | (6) | (6) | |||||||
(1) explicación detallad de los ingresos o egresos (glosa)
(2) fecha que se realiza la operación.
(3) Cantidad total de cada cuenta de ingreso en caja.
(4) En la parte superior se registra el código de la cuenta de ingreso y a la misma altura de la fecha de operación la cantidad de dicha cuenta (debe)
(5) Cantidad total de cada cuenta de egreso en caja.
(6) En la parte superior se registra el código de la cuenta de egreso y a la misma altura de la fecha de operación la cantidad de dicha cuenta (haber)
LIBRO BANCOS:
Es un Registro Auxiliar voluntario que no necesita legalizar, se utiliza de acuerdo a la necesidad de la Empresa.
Su finalidad principal es controlar en forma ordenada, clara, precisa y cronológica los depósitos de Cuenta Corriente, los Cheques girados, las Notas de Cargo y las Notas de Abono.
Desde otro punto de vista definimos:
El presente Libro es importante para controlar las relaciones transaccionales que existen entre una Empresa que tiene Cuenta Corriente con la Entidad Bancarias.
MODELO DE UN CHEQUE
Las funciones económicas del cheque , se deriva de sus consideraciones de medio o instrumento de pago. El empleo del cheque en los pagos implica importantes ventajas en los aspectos particulares y generales, las funciones más resaltantes son:
Son medios de pago.
Son instrumentos de cambio; transferencia de dinero de un lugar a otro.
Son instrumentos de crédito, porque también representa futura promesa de pago.
MODELO DE UNA PAPELETA DE DEPÓSITO
Para los intereses de una empresa, mediante este Libro podemos definir las formas inmediatos así por ejemplo: Tener los Saldos actualizados; que puede ser Deudores o Acreedores.
1. La primera columna para registrar la fecha de la operación (día, mes y año)
2. La segunda columna para detallar clara y ordenada el documento, numero detalle de las operaciones en que exactamente se realizan.
3. La tercera columna – sumas.
Para la columna del debe:
– Columna para el saldo inicial o llamado también apertura de Cuenta Corriente
– Columna como para los depósitos en efectivo o con cheque ya sea mismo Banco o de otros Bancos.
– Asimismo Notas de Abono por Letras cobradas por cuentas de la Empresa intereses ganados, etc.
Para la columna del haber:
– Columna para registrar los Cheques girados; Que significa retiro de dinero de Cuenta Corriente y genera automáticamente la disminución del saldo actual.
– También para Notas de Cargo por mantenimiento de Cuenta Corriente, Comisiones Bancarias, Chequeras, etc. y genera automáticamente la disminución del saldo actual.
4. Cuarta columna – Saldos
Existe dos tipos de determinación para entendimiento general; a mediada que registramos las operaciones en forma de valuación los saldos pueden aumenta o disminuir de la siguiente forma
4.1. Entre la diversas operaciones, si el saldo es Deudor, significa que la Empresa tiene disponibilidad en Cuenta Corriente del Banco.
4.2. Entre las Operaciones diversas, si el saldo es Acreedor significa que estamos sobre girados, en otros conceptos la empresa tiene deuda a la entidad Bancaria.
CASOS QUE SE PRESENTAN EN LA TENEDURÍA DE LIBRO BANCOS:
PASO 1
Cuando es apertura de cuenta corriente. Ejm:
Dia xx.xx.xx. apertura de cuenta corriente por S/. 1,000.00 Banco Latino Nro. de Cta. 123-101234
PASO 2.
Cuando ya existe una apertura de cuenta corriente y realizamos el primer deposito por S/. 400.00 en efectivo.
PASO 3: Tomando como ejemplo los datos de los pasos 1y2.
Cuando existe apertura y depósitos y giramos un cheque Nro. 001ª la orden de Andy Giraldo por S/. 500.00
PASO 4
Cuando existen los tres casos ya ilustrados y hay una Nota de Abono por S/.35.00 y Nota de Cargo por S/. 20.00.
PASO 5: Reapertura de Libros de Bancos, en el siguiente mes.
saldo del mes anterior es Deudor
Sucesivamente registrando las operaciones hasta el cierre de fin de mes.
Si el saldo del mes anterior es acreedor, Ejm. Por S/. 700.00
Registrando las operaciones hasta el cierre del fin de mes.
BALANCE DEL LIBRO DE BANCOS.
Cada fin de mes se debe de acumular a un total, las operaciones ocurridas por columnas para determinar el saldo del próximo mes.
Para efectos de cuadre de las columnas del Debe y del Haber; se restan las cantidades totales entre si, y se procede de la siguiente manera:
1. Si en la sumatoria total acumulada la columna del Debe es mayor que la columna del Haber; esa diferencia se denomina A Saldo, y se coloca a la altura de la columna del Haber y de esa manera quedan ambas columnas en cantidades iguales.
Veamos el ejemplo
MOVIMIENTO DE UN MES EN NUESTRO LIBROS DE BANCOS
(.) En el presente cuadro ilustramos claramente el saldo de S/. 210.00, según el movimiento de operaciones; se denomina A SALDO, dicho sea de paso significa que la empresa tiene liquidez o disponibilidad en el banco.
2. Si la columna del Debe es menor que la columna del Haber, esa diferencia se denomina POR SALDO y se coloca a la altura de la columna del Debe y de esa manera los totales quedan en cantidades iguales.
Veamos el ejemplo:
(*) En este pequeño movimiento he tratado de sacar un saldo acreedor para que a Ud. vea claramente el caso.
Entre las sumas totales del Debe y Haber el saldo es 70.00, se denomina Por saldo Acreedor; este saldo nos representa que la empresa no cuenta con liquidez estamos debiendo al banco en otro concepto estamos sobre girados.
NECESIDAD DE UNA CONCILIACIÓN BANCARIA:
Todas las empresas o personas que mantienen Cuenta Corriente en una Entidad Bancaria o Financiera, tiene derecho a recibir un informe para verificar y controlar sus operaciones.
Es una técnica que se practica entre el Libro Bancos de la Empresa con el Extracto Bancario que nos envía el banco, aun tiempo determinado.
Vale decir que es una verificación comparativa de datos de como se han determinado los saldos tanto de la empresa como la entidad Bancaria.
EXTRACTO BANCARIO:
Es un documento reporte que envía el Banco a sus clientes, cada fin de mes; de los movimientos operacionales ya realizados.
El extracto Bancario sirve para conciliar y chequear con el libro Bancos y así determinar los saldos razonables.
MÉTODOS DE CONCILIACIÓN:
Existen dos métodos para determinar los saldos:
Método que se parte del saldo determinado por la Empresa (saldo según nuestro Libro Bancos) y mediante un procedimiento se llega al saldo obtenido por el Banco.
CUENTA CORRIENTE
La cuenta corriente bancaria es un contrato entre una persona o empresa con un Banco, mediante la cual el primero deposita dinero.
Es un contrato en virtud del cual un banco se obliga a cumplir las órdenes de pago de otra persona, hasta la concurrencia de las cantidades de dinero que hubiere depositado en ella o del crédito que se haya estipulado
Requisitos:
TIPOS DE CHEQUES:
I CASO PRÁCTICO
La empresa RENOVACION S.A. durante un examen interno al 31n de marzo del año 1994; dispone con los siguientes datos:
NOTA: Se recibe del Banco el extracto y nos adjuntan Cheques pagados, nota de Cargos por Chequeras y mantenimiento de Cuenta Corriente, impuestos por un importe de S/. 35.00, observándose que el Banco nos Abono todos los depósitos y fueron cobrados todos los cheques gira.
DESARROLLO DE OPERACIONES.
CONCILIACIÓN BANCARIA MES DE MARZO DE 2013
CAJA CHICA:
Concepto.- Se denomina así a un fondo fijo designado para los gastos menudos y urgentes en una empresa, como pueden ser: movilidad, útiles de Escritorio, Medicina, Diarios, Revistas Correos, Viáticos, etc., se puede utilizar un libro contable o también son controlados en formatos especiales llamados voucher, conjuntamente con los documentos sustentando del gasto que demuestra su veracidad.
Este libro es renovable; esto significa que consiste en hacer liquidación todos los gastos ascendentes al monto determinado y luego reponer al monto fijo designado; este fondo estará a cargo del cajero (a) o persona designada quien, deberá llevar y tener al día dicho libro.
En otras palabras cuando el fondo fijo se agota se hará una liquidación adjuntando los respectivos comprobantes de gastos y se gira un cheque a la orden del cajero y de esta forma mantener la misma cantidad designada; este fondo debe ser celosamente cuidado en su utilización; debiendo ser gastados en los fines y propósitos de la empresa, debiendo ser arqueados por el Contador, o conjuntamente con el Gerente y/o administrador en cualquier momento de manera sorpresiva.
La transferencia en forma resumida cada quincena o fin de mes recibe el nombre de centralización.
Modelo de Caja Chica Tabulado:
b. Modelo de Caja Chica Simple:
Ejemplo Nro. 01
La empresa Comercial OK S.A. gira cheque Nro 001 Banco de Crédito a la orden de la cajera por S/. 2,000.00; creando de esta manera un fondo fijo para la caja chica y luego ha realizado las siguientes operaciones:
1. 04.03.04. compra en efectivo de útiles de escritorio por S/. 40.00
2. 06.03.04. se paga recibo de luz por S/. 55.00
3. 09.03.04. se paga intereses por S/. 43.00 según Nota de Cargo Nacional.
4. 12.03.04. Compra cierta mercadería. "X" por S/. 348.00 S/F Nro. 211
5. 13.03.04. Según recibo interno se otorga S/. 50.00 para el refrigerio de personal.
6. 15.03.04. Pago por factura por diarios y revistas por S/. 70.00
7. 19.03.04. Pago por comisiones a los vendedores particulares por S/. 350.00
8. 23.03.04. Pago de impuesto a la renta por S/. 160.00
9. 28.03.04. Pago de una letra Nro. 054 por S/. 270.00.
10. 31.03.04. Impuesto a la licencia 1y 2 trimestre por S/. 450.0
Se pide:
– Confeccionar el libro de caja chica.
– Contabilizar las operaciones.
– Reintegrar con cheque Nro. 0021 el fondo fijo.
DESARROLLO:
ASIENTOS EN EL LIBRO DIARIO
Paso 1: Centralización del Gasto
LIBRO CAJA
ARQUEO DE CAJA
El Arqueo de Caja es una práctica contable que consiste en el análisis de las operaciones del efectivo, durante un lapso determinado, el objetivo de comprobar mediante el cual se ha contabilizado todos los efectivos recibidos y administrados y por tanto el saldo que se obtuviera prueba de la práctica corresponde a los comprobamos, cheques o vales corresponden a tal fecha. Sirve también si para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Asimismo consiste si el dinero existente es conforme; para lo cual efectuamos un recuento del dinero y los elementos que lo conforman (Comprobantes de Pago, Vales, Recibos, Tikets, etc.).
La finalidad principal es constatar el movimiento del dinero y la determinación de su saldo, de esta forma evitamos fraudes y malos manejos, cuidando su integridad.
El Arqueo de Caja se puede realizar de manera programada y como medida de acción de control se recomienda realizar en cualquier momento y puede ser efectuado por el Contador, Administrador, Gerente o cualquier otra persona que tenga capacidad de hacerlo de acuerdo al conducto regular.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan o se observe sobrantes o faltantes, el tratamiento de estas pueden ser a favor o en contra de la Empresa y su contabilización de la cuantía de los mismo se denomina "Diferencia de Caja", se le cargan los faltantes como pérdida o responsabilidad del cajero y se abona los sobrantes como ingresos, Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "pérdidas y Ganancias" de la empresa
EL FONDO FIJO.
EJERCICIO
La empresa de servicios
LETRAS POR COBRAR:
Es un libro auxiliar de foliación doble, su finalidad principal es para registrar y controlar las letras que son aceptadas por terceras personas por las ventas o prestación de servicios.
En el presente Libro se podrá detallar las operaciones que realiza la empresa en forma cronológica, ordenada y controlar los vencimientos de las letras de las empresas que nos deben. Las letras se deben controlar junto con la factura que dio origen a las transacciones operacionales.
Cada fin de mes se debe centralizar al libro diario al igual que otros Libros. En la actualidad de acuerdo a nuestra realidad económica la mayor parte de las empresas han creado diversos sistemas de créditos dando facilidad a los clientes.
RAYADO DEL REGISTRO DE LETRAS POR COBRAR
El rayado del presente registro es de acuerdo a las necesidades de las empresas; lo más usual es lo siguiente:
1º Fecha de emisión
2º Numeración de la letra
3º Numeración de la factura
4º Nombre de los aceptantes
5º Endosos
6º Fecha de aceptación
7º Plazo
8º Fecha de vencimiento
9º Importes
10º Cancelaciones u Observación
MODELO DEL RAYADO:
VENCIMIENTO:
Es el plazo en que cada documento cumple su fecha de vencimiento para su cancelación.
DEFINICIÓN DE DÍAS FECHA Y DÍAS VISTA:
DÍAS FECHA.- Cuando el pago es una fecha indicada va registrado en el documento.
DÍAS VISTA.- Cuando se paga a la presentación del documento y este tipo de vencimiento tiene un plazo posterior para su cancelación de 08 días llamado DÍAS DE GRACIA.
LETRAS POR PAGAR:
Es un libro voluntario, de foliación doble, se lleva de acuerdo al volumen de compras que realiza la empresa, su finalidad principal es para registrar y controlar las letras que aceptamos a nuestros proveedores detallando minuciosamente las operaciones que realizamos en forma cronológica, ordenada y saber con exactitud la fecha de vencimiento de las Letras por pagar.
Cada fin de mes al igual que otros Libros, se debe Centralizar al Libro Diario.
RAYADO DEL REGISTRO DE LETRAS POR PAGAR
El rayado de este libro es variable, de acuerdo a la necesidad de la empresa, lo más usual por ejemplo:
1º Fecha de adquisición
2º Numeración de la letra
3º Numeración de la factura
4º Nombre de los proveedores
5º Endosos
6º Fecha de aceptación
7º Plazo
8º Fecha de vencimiento
9º Importes
10º Cancelaciones u observación.
MODELO DEL RAYADO:
EJERCICIOS DE APLICACIÓN
La empresa RED"S SAC realiza las siguientes operaciones comerciales correspondiente al mes de noviembre de 2003.
OPERACIONES
1. 02/11/03 se vende medicamentos según relación a la Farmacia Cruz SAC con RUC Nº 20805477453, con factura Nº 003-001, Guía de Remisión Nº 001-017 por un importe de S/. 3,400.00 afecto al IGV, al crédito aceptando una letra Nº 0012 a 30 fecha fija, siendo depositado en su fecha de vencimiento.
2. 02/11/03 Se compra mercaderías a la Casa Matusita por S/. 2000.00 más el IGV. al contado según Factura No 001-003, Guía 001-0531, se paga con cheque.
3. 05/11/03 se compra mercaderías a la Empresa Comercial Latino S.A.C. por S/. 2500,00 más el IGV. ; 50% al contado y el saldo al crédito aceptando 02 letras Nº 100 y 101 a 30 y 60 fecha fija en partes iguales y escalonados, factura No 003-231, Guía No 002-0721, pagando con cheque en la fecha que le corresponde.
4. 09/11/03 se vende mercaderías según relación a la farmacia "Q" con RUC Nº 10162700783, por S/. 4,800.00 con 5% de descuento por pronto pago sobre la factura cancelada para incentivar la venta antes de la fecha de vencimiento, más IGV, factura Nº 003-002 Guía de Remisión Nº 001-018; al contado y depositando se en cuenta corriente.
5. 10/11/03 se compra mercaderías a la Empresa Agesa S.AC. por S/. 3800,00 más el IGV.; 60% a contra entrega y el saldo al crédito con 02 letras Nº 221 y 222 a 30 y 60 fecha fija escalonadas en partes iguales, Factura No 001-272 y Guía No 001-0291.
6. 15/11/03 se compra mercaderías a la empresa Universal SAC por S/. 3,200.00 con 6% interés mas el IGV 19%; con 03 letras Nº 331, 332 y 333 a 30, 60 y 90 días vista escalonadas en partes iguales; Factura Nº 002-822 y Guía Nº 001-531, pagando con cheque en la fechas correspondientes.
7. 16/11/03 se vende mercaderías al Señor Juan Ramírez con RUC Nº 10302969885, por S/. 1,200.00 más el IGV, 80 al contado y el saldo a 07 días, factura Nº 003-003, Guía Nº 001-019 depositando se en cuanta corriente en cada fecha correspondiente.
8. 19/11/03 se vende mercadería con destino a la ciudad de trujillo Farmacia Renovación SAC, con RUC Nº 20171829097, por S/. 3,700.00 más IGV; más flete pagamos a CIVA S/. 12.61 más IGV 2.39, la venta es; 50% al contado y el saldo al crédito a 15 días Factura Nº 003-004, Guía Nº 001-020 depositando se en cada fecha.
9. 21/11/03 se compra mercaderías a la empresa "X,Y" SAC por S/. 1,800.00 más IGV 19%, al crédito a 30 días vista aceptando la Letra Nº 421, Factura Nº 001-871 y Guía Nº 001-112, pagándose con cheque en la fecha de su vencimiento.
10. 23/11/03 se vende según factura Nº 003-005; Guía Nº 001-021 a la farmacia "A" RUC Nº 20767961014, por S/. 2,350.00 pagamos flete a CIVA por S/. 21.01 mas IGV S/. 3.99; cobramos la venta 40% a contra entrega y el saldo con 02 Letras a 30 y 60 días vista escalonados en partes iguales, depositando se en cuenta corriente el efectivo.
11. 27/11/03 se vende mercadería según Guía Nº 001-022 y Factura Nº 003-006 a la farmacia "A,R" con RUC Nº 10239671735 por 2,850.00 más el IGV, al crédito con 03 letras a 30, 60 y 90 día vista escalonado en partes iguales, no cobramos intereses.
12. 28/11/03 se compra mercaderías a la empresa "A,B" SAC por S/. 2,050.00 con 7% de descuento, por pronto pago, más el IGV 19% al contado, factura Nº 001-289 y Guía Nº 001-121, pagando con cheque.
13. 29/11/03 se compra mercaderías a la empresa Hall Star por S/. 1,900.00 más el IGV, más fletes S/. 12.61 más IGV que se pago adicionalmente, compra al contado, factura Nº 001-373 y Guía Nº 001-991, pagando con cheque.
14. 30/11/03 se paga honorarios al contador por un total de S/. 3, 000.00 realizando la retención de 10% correspondiente a Impuesto a la renta y 1.7% por Impuesto Extraordinario de Solidaridad, la retención no se cancela.
15. 30/11/03 se vende mercaderías según factura No 003-007, Guía No 001-023 a la Farmacia "MB" con RUC. No 1024640072 por S/ 7000.00 más el IGV. con 5% de interés al crédito, cuarto letras a 30, 60, 90 y 120 días vistas..
16. 30/11/03 se compra mercaderías a la empresa Versell por S/. 1,500.00 más IGV, flete S/. 16.81 más IGV y seguro por S/. 15.00 al contado, factura 001-171 y Guía Nº 001-216, pagando con Cheque.
17. Se paga gastos de reparación de Maquina por S/. por 270.00 con Boleta de venta Nº 001-0045, pagando con Cheque.
18. Se paga mantenimiento de portes de cuenta corriente por S/. 25.00 al final.
NOTA:
Las facturas al contado y letras del crédito ya fueron cobrados.
Los cheque fueron cobrados en su totalidad.
Las operaciones deben ser registrados en un solo periodo.
Realizarlos las operaciones en registros correspondientes: Libro Bancos, Registro de Ventas, Registro de Compras, Registro de Letras por Cobras, Registro de Letras por Pagar, Libro Caja, Libro Diario, Libro Mayor y centralizaciones respectivas.
CONTROL DE EXISTENCIA O STOCKS
Los términos de stock, inventarios o existencias, se utilizan para referirse a los artículos que permanecen almacenados en la empresa a la espera de una posterior utilización. Son recursos ociosos que tienen un valor económico y que están pendientes de ser vendidos o empleados en el proceso productivo. La inmensa mayoría de las empresas tienen artículos o recursos que no están siendo utilizados actualmente, pero que se espera poder emplearlos en un futuro inmediato (papel de fax o cartuchos de impresora para las oficinas, cintas de precinto o cajas para el embalaje de una empresa de transportes, televisores depositados en los almacenes de un taller de reparaciones, etc.)
Como se ve en los ejemplos mencionados, según el artículo almacenado los inventarios pueden ser de muchos tipos: inventarios de materias primas y componentes, materiales que se adquieren a proveedores y suministradores de la empresa para su incorporación al producto final; inventarios de piezas de repuesto de los equipos y de suministros industriales, artículos que se almacenan para conseguir que el equipo productivo tenga un correcto y continuo funcionamiento, e inventarios de productos terminados, productos listos para ser enviados al cliente que los adquiera. Esta variedad hace que se puedan༡ href="http://www.uco.es/~p42abluj/web/7texto1.htm – 7-2">clasificar༯a>según gran variedad de criterios.
Los inventarios suelen existir en la práctica totalidad de las empresas. No obstante, la presencia de unos tipos u otros de inventarios y la mayor o menor cantidad de artículos almacenados va a depender, fundamentalmente, de la actividad que desarrolle la empresa. Una empresa de prestación de servicios (bancos, despachos profesionales, etc.) tendrá menores inventarios que las empresas industriales. Suelen ser éstas, junto a las empresas de distribución (hipermercados, centros mayoristas, etc.), las que acumulan mayores inventarios. Las empresas industriales tienen normalmente grandes stocks de fabricación mientras que las empresas de distribución dominan claramente los stocks de productos terminados.
Las༢>razones༯b>que justifican la existencia de inventarios en las empresas son muy numerosas. Sin embargo podemos destacar dos de ellas: la necesidad de hacer frente a las demandas de los clientes cuando éstas se producen en el intento de evitar interrupciones en el proceso de producción o de prestación de servicios de la empresa.
La primera razón explica la presencia de༢>stocks de productos terminados. Si la empresa conociera con certeza cuándo se va a producir la demanda así como la magnitud de ésta, y pudiera ajustar su proceso productivo para obtener la cantidad justa de productos en el momento preciso, no necesitaría inventarios de productos terminados. No obstante, tales condiciones son muy difíciles de conseguir en la práctica. Por esta razón, salvo las empresas que trabajan sobre pedido (carpinterías, fabricantes de equipos industriales, etc.), el resto de las empresas industriales y de distribución mantienen stocks de productos terminados. En la medida que los servicios son intangibles, las firmas que se dedican a la prestación de servicios no tienen inventarios de productos terminados, excepto de aquellos productos que se entregan o venden con el servicio, aunque esto ya supone una actividad diferente.
Las interrupciones del proceso productivo pueden derivar de problemas en el plazo de entrega de la materia prima o de los componentes adquiridos en el exterior, o bien de alguna dificultad en las operaciones internas de la compañía. Cualquiera de estas causas puede provocar una parada en alguna fase del proceso de fabricación, al no tener dicha actividad materiales para trabajar o piezas de repuesto para solucionar un problema en la maquinaria. Para evitar esta interrupción la empresa suele crear༢>stocks de fabricación; estos stocks no solamente logran ese objetivo, sino que permiten, además, hacer frente a incrementos rápidos de producción no planificados.
Aunque las variables que determinan las razones de la presencia de inventarios fueran conocidas con certeza, los inventarios pueden continuar existiendo por razones puramente económicas. En efecto, todo pedido a un proveedor lleva aparejados unos costes, de forma que los costes de pedido por unidad comprada son menores a medida que se solicita mayor cantidad. Las llamadas telefónicas, el tiempo utilizado por el empleado, los costes de transporte, etc., son, unitariamente menores cuando la empresa realiza un pedido a su proveedor de༥m>X༯em>unidades que cuando realiza༥m>n༯em>pedidos de༥m>X/n༯em>unidades. No obstante, los productos almacenados generan otros costes que deben también ser tenidos en cuenta a la hora de decidir el nivel de inventarios en la empresa.
Junto a las dos razones principales señaladas existen otras muchas que explican o justifican la presencia de inventarios en la empresa. Así, por ejemplo, en determinadas empresas agrícolas la producción se obtiene en un período breve de tiempo, mientras que el consumo se produce durante todo el año. En otros casos, las empresas compran y almacenan una gran cantidad de un determinado producto ante el anuncio de un alza en el precio o de una escasez del mismo, dando lugar a los༢>stocks especulativos.
Las razones anteriores justifican la existencia de inventarios en las empresas. Ahora bien, esta serie de motivos no debe llevarnos al error de pensar que cuanto mayor sea el inventario mejor es para la empresa, pues de esta forma la firma puede hacer frente a cualquier contingencia. No debemos olvidar que los stocks se crean y mantienen por problemas de desajustes que la empresa no puede o no sabe solucionar. Además, como hemos señalado, los inventarios suponen un coste para la firma que, en ocasiones, es bastante elevado.
Cantidad Mínima:ࠅs importante determinar la cantidad mínima de existencia de u artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa.ࠎo obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en un época determinada, se aumente la cantidad máxima.
Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los inventarios, al observar que algún artículo esta llegando al límite mínimo de existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén.ࠅste le devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad física de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras.ࠄe esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.
Entrada de mercancías:ࠅl Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento.ࠁl llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepción de mercancías.ࠅste departamento comprobara si los datos suministrados en el informe están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dará su aprobación a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artículo.
Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que debemos enviárselas.ࠅn estos casos, aunque la mercancía no haya salido del almacén, se dará de baja en nuestras disponibilidades.ࠅs decir estarán en existencias pero no disponibles.ࠅl Departamento de ventas pasara información al encargado del registro de control de inventarios para que la operación sea anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible.ࠁl enviar las mercancías al cliente se registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancías, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas.
Salida de mercancías del almacén:Ŭ control de salida de inventarios del almacén debe ser sumamente estricto.ࠌas mercancías podrán salir del almacén únicamente si están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado. ༯font>
LIBRO DE ALMACÉN O KARDEX
Es un libro auxiliar donde se registran las entradas y salidas de existencias del almacén, vale decir aplicable en control de mercaderías, de materias primas, materias auxiliares, de suministros diversos, permitiendo determinar la fecha de adquisición, código, precio unitario, modelo, talla, medida, característica y principalmente la cantidad de unidades valorizadas.
El Kárdex debe ser elaborado y clasificado por cada existencia para facilitar su identificación y su stock, mantener en inventario permanente; por que no decir que el objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de existencias.
Las empresas obligadas a llevar son las comerciales e industriales, siempre y cuando posean mayor cantidad de existencias. Conforme al art. 62º de TUO del Impuesto a la Renta y su reglamento Art. 35º :
a. Cuando sus ingresos brutos anules durante el ejercicio precedente hayan sido mayores a mil quinientos (1,500) UIT del ejercicio en curso, deberán llevar un sistema de contabilidad de costos.
b. Cuando sus ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente hayan sido de quinientos (500) UIT hasta mil quinientos (1,500) UIT del ejercicio en curso, están eximidos de la obligación de llevar registros valorizados de inventarios permanentes, debiendo en todo caso llevar un registro permanente en unidades.
c. Cuando sus ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente hayan sido inferiores a quinientos (500) UIT del ejercicio en curso, están eximidos de la obligación de llevar registros de inventarios permanentes, pero deberán practicar inventarios físicos de sus existencias al final del ejercicio.
Tomando las cuentas del Inventario del P.C.G.R. ilustramos :Representado por la clase 2
EMPRESAS COMERCIALES
20 Mercadería
EMPRESAS INDUSTRIALES
21 Productos
22 Subproductos, desechos y desperdicios
23 Productos en proceso
24 Materias primas y auxiliares
25 Envases y embalajes
26 Suministros diversos
28 Existencias por recibir
DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN
Guía de remisión de compras
Guía de devolución
Guía de cambio
Guía de remisión de ventas
Factura de compra o venta
MODELO DEL KARDEX
VALUACIÓN DE INVENTARIOS:
Uno de los aspectos importantes del control de inventarios es el método de valuación que se emplea en el almacén.
MÉTODO DE VALUACIÓN:
Es la forma en que se valoriza las existencias que entran y salen de los almacenes, si las compras y ventas han sido efectuadas a diferentes precios lo que ha de tener efecto en los saldos que quedan en el stock al finalizar la valuación se determina el costo de ventas:
C.V. = Existencia Inicial + Compras – Existencia Final, solamente aplicable en empresas comerciales.
Existen varios métodos; sin tocar de la valuación en la contabilidad de costos presentamos.
Los métodos aceptados para fines de contribución en nuestro país son:
Método PEPS (FIFO)
Método PROMEDIO
Método UEPS (LIFO)
Método STANDARD, no son aplicables razonablemente. Para efectos de ejemplos presentamos los cuatro métodos.
1. MÉTODO PEPS (FIFO) PRIMERAS ENTRADAS Y PRIMERAS EN SALIR (Precio más antiguo).- Este método consiste en valuar las existencias, teniendo en cuenta las primeras compras (entradas) deben ser las que se venden primero. Este método tiene incidencia en los periodos de inflación por cuanto se carga a costo, precios por debajo del costo real del mercado.
En otro concepto diríamos que este método se basa en que los primeros artículos que entran al almacén, son los primeros en salir de él, las unidades que salen son valorizadas al costo unitario del lote más antiguo del stock.
Representación Numérica :
1ra compra 10 unidades a 5.00 c/u
2da compra 05 unidades a 3.00 c/u
3ra compra 04 unidades a 4.00 c/u
1ra. Salida 08 unidades
2da. Salida 03 unidades
Entonces las salidas serán:
La primera salida 8 unidades a 5.00 c/u
La segunda salida 2 unidades a 5.00 c/u
1 unidades a 3.00 c/u
El saldo sería: 04 unidades a 3.00 c/u
04 unidades a 4.00 c/u
Se debe agotar las primeras entradas para sacar las siguientes compras según orden de ingreso.
2. MÉTODO PROMEDIO.- Método que consiste en la consideración de que el nuevo lote de existencias adquiridas se encuentran con un nuevo precio, por ende regula o actualiza el costo de las anteriores adquisiciones, esto significa que:
La mera de obtener este método es sobre la base de dividir el importe acumulado entre las unidades acumuladas, luego de comprar las unidades que salen son valorizadas a un precio actual.
Para hallar el precio unitario promedio:
Saldo importe último (+)Total importe (=) total saldo (/) saldo artículos acumulados (=) precio unitario promedio actual.
Representación Numérica:
En cada compra se actualiza el precio unitario promedio.
3. MÉTODO UEPS (LIFO) ULTIMAS ENTRADAS PRIMERAS EN SALIR (Precio Moderno).-Se basa en el supuesto de que los últimos artículos que entran al almacén son los primeros en salir de él, de esta manera las unidades precio. Este método no es aceptable para fines tributarios en nuestro país, salvo caso excepcional para control interno de la empresa, pero no resultaría razonable.
Representación Numérica:
1ra. Compra 8 unidades a 6.00 c/u
2da. Compra 4 unidades a 3.50 c/u
3ra. Compra 3 unidades a 2.80 c/u
1ra. Salida 02
2da. Salida 05
Entonces:
1ra. Salida 02 unidades a 2.80 c/u
2da. Salida 01 unidad a 2.80 c/u
04 unidades a 3.50 c/u
El saldo sería 08 Unidades a 6.00 c/u
Se debe agotar la última compra para valuar las penúltimas antepenúltimas, sucesivamente, hasta llegar a la primera compra, según orden de ingreso.
4. MÉTODO STANDARD.- En los casos de aplicación del sistema de costos Standard una de la fórmulas es de costear las salidas de existencias ya van valorizadas a costo Standard de acuerdo al sistema.
Las variaciones entre el costo real y el Standard en este caso no afecta a la salida, si no que se ajustan por cuenta de control de desviación.
El principio de consistencia dice: Si se baja el inventario, bajan las utilidades se paga menos impuestos, bajan los dividendos. Si se aumenta el inventario, suben los costos, aumentan las utilidades, se pagan más impuestos.
LAS CLASES DE TARJETAS DE CONTROL DE ALMACÉN:
1. TARJETA DE CONTROL VISIBLE DE ALMACÉN.- Esta tarjeta tiene por finalidad controlar en unidades físicas el movimiento y saldo de cada bien almacenado. Es de uso exclusivo del almacenero y debe de permanecer junto al grupo de bines en ella registrados.
2. TARJETA DE EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACÉN.- Tiene por finalidad suministrar información sobre el movimiento de entradas y salidas de bines en el almacén, así como determinar las existencias en cantidades totales y unitarias debidamente valorizadas. El registro en este documento debe de ser permanente y estará a cargo del órgano del almacenero, dicha tarjeta se le denomina Kardex.
LIBRO DE PLANILLAS:
El libro de planilla es un libro Auxiliar obligatorio que sirve para registrar en forma ordena la fecha de ingreso del personal y desde luego registrar mes a mes el haber o remuneración que se paga haciendo deducciones y aportaciones de leyes sociales, conforme obliga las normas legales al respecto.
Importancia:
Este libro es sumamente importante por que se lleva dentro de los periodos ya establecidos (cada mes) para verificar los días que el trabajador asiste al centro de trabajo, como también constatar los días de inasistencia, vacaciones, etc.
Las planillas podrán ser llevados, a elección del empleador:
Libros.
Hojas sueltas, o
Micro formas, en este caso se debe utilizar un medio físico de almacenamiento de información que no permita ser regrabado y que sea individualmente identificable. El empleador que opte por llevar sus planillas en micro formas será responsable de proporcionar los equipos y sistemas idóneos, a fin de que la Autoridad Administrativa de Trabajo o la autoridad competente , de requerirlo puedan revisar el contenido de las planillas.
Utilidad:
Este libro se utiliza para registrar los nombres completos de los trabajadores empleados, por orden de cargos y funciones, código, monto total de la remuneración, para de allí descontar por derecho de leyes sociales (Sistema Nacional de Pensiones – SNP o Administradora Privada de Fondo de Pensiones – AFP), cualquier otro descuento. Y aporte de Leyes sociales (Impuesto Extraordinario de Solidaridad – IES y Seguro Social de Salud – SSS) en base al sueldo percibido.
Autorización de la Planilla de Sueldos:
Este libro debe autorizarse en el Ministerio de Trabajo por intermedio por la Dirección General de Trabajo (Inspección General) al mismo tiempo que se suscribe.
Contenido de las Planillas:
Al inicio de la planilla.- Al inicio del libro de planillas, de la hoja suelta o de la micro forma deberá registrarse por una sola vez, dentro del plazo de 72 horas, la siguiente información referida a cada trabajador:
a. Nombre completo, sexo y fecha de nacimiento
b. Domicilio
c. Nacionalidad y documento de identidad.
d. Fecha de ingreso o reingreso a la empresa
e. Cargo u ocupación
f. Número de registro o código asegurado o afiliado a los Sistemas Previsionales correspondientes
g. Fecha de cese.
De agotarse la disponibilidad de espacio para esta información, podrán utilizarse nuevas hojas, sin necesidad de que éstas sean autorizadas por la Autoridad Administrativa de Trabajo.
2. En cada oportunidad de pago.- En las planillas, además del nombre y apellido del trabajador, deberán consignar por separado y según la periodicidad de pago, los siguientes
conceptos:
a. Las remuneraciones que se abonen al trabajador.
b. Número de días y horas trabajadas
c. Número de horas trabajadas en sobre tiempo
d. Deducciones de cargo del trabajador, por concepto de tributos, aportes a los Sistemas Previsionales, cuotas sindicales, descuentos autorizados u ordenados por mandato judicial y otros conceptos similares.
e. Cualquier otro pago que no tenga carácter remunerativo (gratificaciones extraordinarias, movilidad, utilidades, etc.)
f. Tributos y aportes de cargo del empleador.
g. Cualquier otra información adicional que el empleador considere conveniente.
h. Fecha de salida y retorno de vacaciones, salvo que por la naturaleza del trabajo o por tiempo trabajado sólo hubiera lugar al pago de la remuneración vacacional.
Modelo de Libro de Planillas
Boleta de Pago.- El pago de la remuneración se acreditará con la boleta firmada por el trabajador o con la constancia respectiva cuando el pago se haga a través de terceros (bancos), sin perjuicio de la entrega de la boleta correspondiente.
Las boletas contendrán los mismos datos que figuran en planillas y deberá ser sellada y firmada por el empleador o representante legal.
El original de la boleta deber ser entregada a mas tardar al trabajador al tercer día hábil siguiente da la fecha de pago. El duplicado de la boleta quedará en poder del empleador, el cual será firmado o se podrá la huella digital de no saber firmar, por el trabajador.
Si el empleador lo considera conveniente la firma en la boleta por el trabajador será opcional, en todo caso, corresponderá al empleador probar el pago de la remuneración.
Modelo de Boleta de Pago
Ejercicio Nº 01 de Planilla de Remuneraciones:
Como Jefe de personal realizar la planilla de remuneraciones de la empresa "Brisas S.C.R.Ltda" que se dedica a la comercialización de artefactos correspondiente al mes de Abril del 2004, de los siguientes trabajadores:
Operaciones: Corresponde pagar escolaridad a los trabajadores según corresponda.
1. El señor Rolando Cáceres R., viene laborando desde el 15/03/203 como administrador de la empresa tiene una remuneración de S/. 650.00, estando afiliado a la AFP Integra.
2. El señor Aurelio Ccama J. Viene laborando desde el 01/06/2002 con un sueldo de S/. 620.00 como contador, anteriormente vino laborando en una empresa industrial por lo que viene aportando al SNP, teniendo un descuento judicial del 15% de sus remuneraciones.
3. El señor Mario Rioja B, viene laborando desde el 02/04/2004 como jefe de personal, estando afiliado en el SPP (AFP Horizonte), con un sueldo de S/. 610.00.
4. La señorita María Herrera C, viene laborando a partir del 15/02/2004 como asistente de ventas, teniendo una inasistencia de 02 días injustificada, con un sueldo de S/. 480.00.
5. El señor Juan Rodriguez F, viene laborando como personal de limpieza a partir del 02/01/2004 y se encuentra afiliado a AFP Integra, con una remuneración de S/. 460.00 dicho trabajador realizo un préstamo de S/. 200.00 pagadero en el presente mes.
Se solicita realizar el cálculo de la planilla y realizar el asiento de centralización para el libro diario correspondiente.
Ejercicio Nº 02 de Planilla de Remuneraciones:
Elaborar la planilla de remuneraciones de la Empresa de Transportes "RIVER S.A.C." correspondiente al mes de Julio del 2004, de los siguientes trabajadores:
Operaciones: Se pagar Gratificación Fiestas Patrias, calcular según corresponda.
1. El señor Alfredo Ramos Cáceres, viene laborando desde el 15/01/2002 desempeñándose como Gerente General de la empresa con una remuneración de S/. 2,650.00, se encuentra afiliado a la AFP Integra.
2. El señor José Quispe Jara, dicho trabajador viene laborando desde el 01/03/2004 con un sueldo de S/. 1,620.00 como Administrador, quien se encuentra afiliado a AFP Profuturo.
3. El señor Reinaldo Montero Rojas, quien viene laborando desde el 01/04/2004 como Chofer, quien se falto el día de su cumpleaños el 05/04/2004, el trabajador esta afiliado en el SNP, con un sueldo de S/. 850.00.
4. La señorita Melina Campos Cosio, viene laborando a partir del 01/01/2004 como asistente de ventas, tiene una inasistencia de 02 días Justificada con certificado médicos, con un sueldo de S/. 580.00.
CAPÍTULO V
Sociedades unipersonales
EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
3.1. Concepto
Este tipo de persona jurídica es distinta de su propietario. La E.I.R.L. se forma por voluntad de una sola persona y con bienes de su propiedad a fin de desarrollar actividades económicas exclusivas de micro y pequeña empresa. Un mismo propietario puede tener varias E.I.R.L.
Características:
Denominación:
Al nombre que se le dé a la empresa deben seguirle las siglas EI.R.L. o la frase. Empresa de Responsabilidad Limitada, Ejemplo: LIBRERÍA EL SABER E. I.R.L. (La denominación que elijamos debe ser original y no la de otras empresas, para evitar que éste sea rechazada por los Registros Mercantiles).
Titular:
Es el dueño de la empresa. La empresa sólo o puede ser propietario de una persona.
Administración:
La administración está a cargo del dueño a o de un gerente. Si el mismo dueño se encarga de la administración será llamado Titular Gerente.
Patrimonio:
Son los bienes con los que se forma el capital de la empresa. En la E.I.R.L. el patrimonio tiene que estar conformado obligatoriamente con los aportes del propietario.
3.2. Responsabilidad
Este tipo de persona jurídica responde a sus compromisos con el patrimonio de la empresa.
Organos : (de decisión y administración)
Son los niveles de autoridad al interior de la empresa. En la E.I. R.L. son :
El titular
El Gerente
Cuando el propio dueño es a la vez el Titular y el Gerente es quien dirige ambos órganos, es decir y toma decisiones sobre los vienes que tienen la empresa y las actividades que va a realizar.
Gerente : Persona designada por el titular para dirigir y representar a la empresa.
VENTAJAS
Tiene un menor costo de legalización
Toda la utilidad es para el propietario
Presenta un riesgo limitado para el capital de la empresa.
DESVENTAJAS
Implica un alto desgaste personal
El propietario asume el riesgo total de la empresa
Tiene menor capacidad para conseguir capital que una sociedad.
3.3. Administración
3.4. ASPECTOS TRIBUTARIOS
3.5. TRATAMIENTOS DE RESULTADOS
3.6. EJERCICIOS
CAPÍTULO VI
Sociedades comerciales
4.1. CONCEPTO
Las empresas asociativas son personas jurídicas que están constituidas como sociedades. Estas pueden estar integradas por :
Varias personas naturales
Personas naturales y personas jurídicas
Varia personas jurídicas.
Las más importantes son : la Sociedad (S.A.) Sociedad Anónima Abierta (S.A.A.), Sociedades Anónimas Cerrada (S.A.C.) Sociedad Colectiva (S.C. ) y la Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (S.C.R.L.).
VENTAJAS:
Posibilitan unir pequeños capitales para formar una empresa más sólida.
La gestión empresarial es colectiva y el poder de decisión está menos concentrado.
Aprovechan los contactos financieros y comerciales que tengan los socios para las gestiones de la empresa.
Los riesgos son compartidos entre los socios.
DESVENTAJA:
Un mal entendimiento entre los socios puede traer problemas de autoridad y de poder que podrían debilitar a la empresa.
LA SOCIEDAD ANÓNIMA
Concepto.- Se trata de personas jurídicas constituidas como sociedades son las más conocidas. En ellas participan varios socios, cuyos derechos están representados por un título al que se le denomina acción.
Su capital está compuesto por las acciones de los socios, las cuales tienen un valor asignado en el momento de conformar la sociedad. Las deudas contraídas por la empresa afectan solamente a sus acciones y no a los bienes personales ni a otras inversiones de los socios.
El proceso de fundación de las S.A. es más compleja que el de otros tipos de organizaciones empresariales.
CARACTERÍSTICAS
Nombre : El nombre que se elija seguido de las siglas S.A. por ejemplo:
EL TROME S.A.
Clases de socios : Los socios son denominados accionistas.
Número de socios : Un mínimo de dos y un máximo ilimitado
Aportes de socios : Sólo aportan capital en forma de acciones
Representación de los socios : Los socios están representados por el número de acciones
Responsabilidad de los socios : Su responsabilidad se limita al aporte efectuado en acciones a
La empresa.
Organos de la Sociedad : 1.- Junta General de Accionistas
2.- Directorio
3.- Gerencia
Transferencias : Los socios son libres de transferir sus acciones, debiéndose
comunicar el hecho por escrito a la Junta General y anotarse
el cambio en el Registro de Acciones.
Modificación de estatutos : La modificación se realiza por acuerdo de la mayoría de la
representación de acciones de la empresa.
Repartición de utilidades : Las utilidades conseguidas se reparten en forma proporcional
a las acciones que posea cada socio.
La Nueva Ley General de Sociedades (LEY No 26887 ) incluye de manera específica dos tipos de Sociedad Anónima, denominadas:
a.- Sociedad Anónima Abierta (S.A.A.) (Art. 249, Ley No 26887)
b.- Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.)(Art. 234, Ley No 26887)
SOCIEDAD COLECTIVA (S. C.)
Nueva Ley General de Sociedades, Art. 265 al 267) Ley No 26887.
Concepto.- Es el tipo de sociedad que conviene a grupos homogéneos de personas (relaciones familiares y/o de confianza).
La sociedad colectiva establece aportes y cuidados especiales para que no ingresen a la empresa personas que no tengan el consentimiento de todos los socios.
CARACTERÍSTICAS:
Nombre de la sociedad.- La ley señala que debe ser el nombre de los socios seguido de las siglas S. C. por ejemplo: Pérez y Dávila S. C.
Duración.- La duración de la Sociedad puede ser por un plazo determinado o indeterminado (Art. 19 L.G.S.(. Puede ser prorrogado con anterioridad, vencido el plazo determinado la sociedad se disuelve en pleno derecho (Art. 267 – 275 L.G.S.).
Clases de socios.- Colectivos
Número de socios.- A partir de dos personas.
Representación del capital.- A la parte de dinero o bien industrial que forma el capital otorgado por cada socio se le denomina APORTE.
Aporte.- Todos los socios aporten en partes iguales. Estos aportes pueden ser en dinero o en equipo de industria.
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